Основні форми проведення комерційного тендера

Якщо приватний замовник не шукає певного (відповідного під жорсткі вимоги) учасника, то ця практика є загальноприйнятною.

 

Всі комерційні (приватні) і державні тендери поділяються на такі групи:

- відкриті і закриті;

- складаються з одного або декількох етапів;

- конкурси, аукціони або запит котирувань;

- ті, які можуть або не можуть проводитися з одним учасником.

 

Закриті комерційні торги проводяться у вигляді подачі замовнику цінової пропозиції. Такі торги проводяться при збереженні повної конфіденційності і секретності на стадіях розкриття конкурсних пропозицій та ознайомлення з ними. Учасники не отримують інформацію про те, які пропозиції були зроблені конкурентами. Також конфіденційно оголошується про результати торгів. Кожному учаснику розсилається по зазначених у заявках адресах результати торгів (чи виграв він чи програв).

 

Відкриті тендери проводяться публічно: вся інформація, що надійшла від учасників не є секретною і може бути розкрита громадськості. Розкриття пропозицій, що надійшли від учасників проводиться на загальних зборах, про проведення якого заздалегідь оголошується. Після розгляду пропозицій та їх оцінки тендерна комісія замовника складає і офіційно опубліковує протокол із зазначенням рейтингу (балів) кожної пропозиції.

 

Найбільш затребуваними серед приватних замовників (особливо великих підприємств) є закупівлі, що проводяться в кілька етапів. Багатоетапні комерційні тендери проводяться за наступною схемою:

 

На I-му етапі конкурсного відбору оцінюються кваліфікаційні дані кожного учасника. Це відбувається шляхом розсилки обраним раніше потенційним постачальникам запитів, в яких міститься пропозиція взяти участь в торгах. Замовнику необхідно дочекатися підтвердження про згоду постачальника взяти участь в торгах.

 

Технічне завдання та умови конкурсу надаються учаснику лише після заповнення анкети та надсилання замовнику документів, що підтверджують кваліфікацію (їх перелік зазвичай вказується в направленому запиті). Як правило, всі ці документи передаються замовнику у відсканованому вигляді на його електронну пошту. На цьому етапі відбувається перший відсів учасників.

 

На II-му етапі конкурсу учасникам висилається технічне завдання, форми для заповнення цінових пропозицій та інструкції щодо їх заповнення. На цьому етапі замовник вибирає тих учасників, чиї цінові пропозиції є найбільш привабливими. Ті учасники, що пройшли відбір, запрошуються для ведення переговорів.

 

На III-му етапі конкурсу представники запрошених учасників повідомляються про всі цінові пропозиції, що надійшли. Їм дається час для того, щоб сформувати своє остаточну пропозицію. Переможцем стає той учасник, який запропонував максимально низьку ціну.

 

Основною відмінністю аукціону від конкурсу є те, що замовник при виборі переможця в аукціонній формі торгів віддає перевагу тому, хто пропонує найнижчу ціну, при цьому процедура проведення конкурсу може бути спрощена. При проведенні конкурсу вибір грунтується не тільки на ціні пропозиції, а оцінюються також і кваліфікаційні характеристики учасника.

 

Оцінка проводиться за бальною системою, при цьому учасники заздалегідь повідомляються про критерії оцінки та вагу кожного показника.

 

Форма запиту котирувань використовується при проведенні невеликого по бюджету конкурсу, при цьому терміни на його проведення, як правило, дуже обмежені. Відмінною рисою запиту котирувань є мінімальна кількість форм, які повинен заповнити та надати учасник.