Як виграти комерційний тендер

Сучасна практика свідчить про популярність розміщення комерційних замовлень на спеціалізованих торгових майданчиках, що функціонують за аналогією з державними закупівлями.

 

Компанії, що бажає не просто взяти участь у тендері, а й виграти його і отримати замовлення, слід поставитися дуже відповідально до процесу підготовки документів. Це найважливіше - постаратися дізнатися якомога більше інформації про замовника та його потреби.

 

Володіння інформацією про інтереси замовника, мету проведення тендеру і його конкурентів дозволяє підготувати свою власну виграшну тактику. Тому для досягнення успіху в торгах слід дотримуватися наступного плану:

 

Необхідно запросити у замовника комплект тендерної документації. Секретом успіху на даному етапі послужить налагодження діалогу із замовником. Так, у відповідь на надану документацію слід відправити лист з висловленням подяки за роз'яснення деталей.

Якщо потрібні уточнення або роз'яснення, то можна звернутися до замовника за отриманням додаткової інформації.

 

Особливо відповідально необхідно підійти до заповнення конкурсної заявки. Некоректно складені документи будуть відхилені. Слід підготуватися до презентації і наочно представити свою пропозицію на суд колегіального органу замовника. Слушною порадою буде оформлення графіків і таблиць. Вдалим ходом буде складання порівняльного рейтингу компанії по відношенню до конкурентів. Важливо надати список постійних замовників і їхні рекомендації.

Першим етапом є підготовка замовником пропозиції (брифа) про намір провести комерційний тендер. Замовник зазначає обсяг інформації про закупівлю, достатній для прийняття учасниками рішення про участь у торгах.

Від учасників потрібно надання такого пакета документів:

- Оформлені у встановленій формі заявка і анкета конкурсанта.

- Реєстраційна, установча та дозвільна документація (завірені копії), а також інші відомості, які запросив замовник.

- Розкритий опис комерційної пропозиції.

- Кошториси та розрахунки для обгрунтування суми комерційної пропозиції.

- Загальні відомості (на відповідність стандартам) за пропозицією.

 

Учасники конкурсу подають замовнику у встановлений термін заявки на участь у комерційному тендері і всю необхідну документацію. Документи подаються в запечатаних конвертах, а за умовами деяких тендерів подачі документів передує проходження процедури реєстрації електронної заявки.

 

У встановлений замовником термін заявки і всі подані документи перевіряються на відповідність умовам конкурсу. На підставі отриманої інформації надається допуск для тих учасників, які виконали всі умови.

 

Подальші етапи проведення комерційного тендеру вже не залежать від учасника - конкурсна комісія приступає до обробки отриманої від замовників інформації та визначає переможця. Для цього складається рейтингова таблиця, в якій підраховуються підсумкові бали конкурсантів шляхом середньозваженого підрахунку. Ім'я компанії- переможця оголошується на підсумкових зборах або персонально (якщо проводиться закритий тендер).

 

Незважаючи на наявну у багатьох думку, що всі конкурси є договірними, у випадку з комерційними тендерами це не відповідає дійсності. Адже компанії- замовники зацікавлені в отриманні дійсно вигідної пропозиції. Тому в інтересах замовника, в першу чергу, дотримати чесність і прозорість конкурсного відбору.

 

Радою для компаній-учасників є те, що необхідно надати не тільки пакет прзорої інформації, а слід дуже відповідально підходити до підготовки документації для кожного тендера. Так, необхідно дуже детально розписати переваги поданої пропозиції, використовуючи графічні редактори та аналітичні таблиці. Важливо показати замовнику свою зацікавленість і бажання принести йому користь.

 

Незаперечним плюсом буде пропозиція таких умов, які зекономлять гроші замовника в ході виконання замовлення. Надання великого числа відгуків і рекомендацій постійних замовників зіграє свою позитивну роль при визначенні переможця колегіальною комісією замовника. Адже репутаційний фактор дуже важливий при укладанні угод.